Lorenz Hölscher
Lektorat: Ariane Hesse
Korrektorat: Sibylle Feldmann
Satz: mediaService, www.mediaservice.tv
Herstellung: Susanne Bröckelmann
Umschlaggestaltung: Michael Oreal, www.oreal.de
Druck und Bindung: C.H. Beck, www.becksche.de
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ISBN:
Buch 978-3-96009-011-3
PDF 978-3-96010-021-8
epub 978-3-96010-022-5
mobi 978-3-96010-023-2
1. Auflage 2016
Dieses Buch erscheint in Kooperation mit O’Reilly Media, Inc. unter dem Imprint »O’REILLY«. O’REILLY ist ein Markenzeichen und eine eingetragene Marke von O’Reilly Media, Inc. und wird mit Einwilligung des Eigentümers verwendet.
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5 4 3 2 1 0
Einleitung
An wen richtet sich dieses Buch?
Welche Beispiele kommen vor?
Adressliste
Ideensammlung
Grundschulbücherei
Hotelbestellsystem
Wo finden Sie die Daten?
Wie ist das Buch aufgebaut?
Teil A Web Apps
1 Datenbank – leicht gemacht
So starten Sie Access 2016
So legen Sie eine neue Datenbank an
So bedienen Sie die Oberfläche
Zusammenfassung
2 Access Web Apps vorbereiten
Technische Voraussetzungen
So bereiten Sie Ihr Office 365 vor
So nutzen Sie App-Vorlagen
So funktioniert eine Access Web App
Daten anzeigen
Listenansicht
Detailansicht
Datenblattansicht
Zusammenfassung
3 Eine eigene Access Web App erstellen
So verbinden Sie Access mit Ihrem Konto
So erstellen Sie eine Access Web App
Eine leere Access Web App vorbereiten
Eine Tabelle importieren
So erweitern Sie die Tabelle
Ansichten verändern
Eine Listenansicht anpassen
Die Datenliste verändern
Eine Datenblattansicht anpassen
Zusammenfassung
4 Komplexe Access Web Apps erstellen
Eine eigene Tabelle erstellen
Andere Felddatentypen nutzen
Abfragen erstellen
Zusammenfassungsansicht erstellen
Leere Ansicht erstellen
Aktionen erstellen
Zusammenfassung
Teil B Schnelleinstieg
5 Tabellen – leicht gemacht
So legen Sie eine Tabelle an
So finden Sie bestimmte Inhalte
So legen Sie eine zweite Tabelle an
So verbessern Sie die zweite Tabelle
Zusammenfassung
6 Abfragen – leicht gemacht
So sortieren Sie Daten
So greifen Sie auf mehrere Tabellen zu
So filtern Sie Daten
So berechnen Sie Daten
So zählen Sie Datensätze
Zusammenfassung
7 Formulare – leicht gemacht
So erstellen Sie ein Formular
So verbessern Sie ein Formular
So zeigen Sie Daten tabellarisch an
So finden Sie Daten im Formular
Zusammenfassung
8 Berichte – leicht gemacht
So erstellen Sie einen Bericht
So gruppieren Sie im Bericht
So verbessern Sie einen Bericht
So erstellen Sie mehrspaltige Berichte
So gestalten Sie einen Bericht anders
Zusammenfassung
Teil C Access Grundwissen
9 Die Access-Oberfläche
Wo sind Access-Objekte gespeichert?
Die Access 2016-Oberfläche
Der Startbildschirm
Das Menüband
Die Backstage-Ansicht
Access-Optionen
Optionen für die aktuelle Datenbank
Einstellungen für den Objekt-Designer
Clienteinstellungen
Vertrauenswürdige Pfade und Dateien
Registerkarten im Menüband
Kontextbezogene Registerkarten
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Der Navigationsbereich
Eigene Navigation erstellen
Objekte verwalten
Die Statusleiste
Ansichten wechseln
Statusleiste anpassen
Zusammenfassung
10 Datenbank-Grundlagen
Was ist eine relationale Datenbank?
Die Datenbank verbessern
Warum sollten Sie Felder trennen?
Wie können Sie doppelte Daten vermeiden?
Wie können Sie die Historie retten?
Brauchbare Objektnamen wählen
Wie hilft Ihnen die Ungarische Notation?
Wie lösen Sie das Autorenproblem?
Beziehungen erstellen
Referentielle Integrität
Weitere Einstellungen für Beziehungen
Zusammenfassung
11 Datentypen
Datentypen
Allgemeine Einstellungen
Zahlenformat
Textdatentypen
Datentyp Kurzer Text
Datentyp Langer Text
Datentyp Link
Ganzzahlige Datentypen
Datentyp Ja/Nein
Datentyp Byte
Datentyp Integer
Datentyp Long (Integer)
Datentyp Währung
Datentyp Replikations-ID
Dezimaldatentypen
Datentyp Single
Datentyp Double
Datentyp Dezimal
Datentyp Datum/Uhrzeit
Sonstige Datentypen
Datentyp AutoWert
Datentyp OLE-Objekt
Datentyp Anlage
Datentyp Berechnet
Datentyp Nachschlage-Assistent
Mehrwertige Felder
Zusammenfassung
12 Datenbank entwerfen
Entwurf einer Datenbank
Storming
So bereiten Sie die Datenbank vor
Norming
So entwerfen Sie die Hotel-Tabelle
So erstellen Sie die Tabelle tblHotels
So fügen Sie Daten zu OLE-Objekt-Feldern hinzu
So entwerfen Sie die Mitarbeiter-Tabelle
So erstellen Sie die Tabelle tblMitarbeiter
So legen Sie den Link zum Foto an
So fügen Sie mehrere Fotos ein
So entwerfen Sie die Extra-Tabelle
So entwerfen Sie die Kategorie-Tabelle
So entwerfen Sie die Farben-Tabelle
So entwerfen Sie die Bestellungen-Tabelle
Performing
Zusammenfassung
Teil D Tabellen
13 Tabellen entwerfen
Tabelle ändern
Tabelle löschen
Tabelle umbenennen
Tabelle kopieren
Tabelle ausblenden
Tabellenentwurf öffnen
Felder ändern
Felder löschen
Felder verschieben
Felder umbenennen
Felder kopieren
Felder nachträglich hinzufügen
Felddatentyp ändern
Benutzerdefinierte Felder
Index
Primärschlüssel
Mehrfachindex
Zusammenfassung
14 Umgang mit Datensätzen
Datensätze bearbeiten
Neuen Datensatz anlegen
Datensätze eingeben
Datensatz speichern
Datensätze löschen
Navigation in Datensätzen
Ansicht verändern
Voreinstellungen anpassen
Spalten ein- und ausblenden
Spalten fixieren
Spaltenbreite und Spaltenhöhe anpassen
Schriftart ändern
Daten finden
Datensätze sortieren
Datensätze filtern
Datensätze suchen
Dateninhalte ersetzen
Tastenkombinationen für Datensätze
Zusammenfassung
15 Beziehungen zwischen Tabellen
Beziehungen
1:n-Beziehung
1:1-Beziehung
m:n-Beziehung
Beziehungen anlegen
Verknüpfungstyp ändern
Reflexiv-Verknüpfung
Unterdatenblätter
Zusammenfassung
16 Umgang mit Datenquellen
Externe Access-Tabellen
Automatische Datenbankaufteilung
Verknüpfte Daten korrigieren
Externe Datenquellen
Excel-Tabellen
Access-Tabellen
Outlook-Kontakte
SharePoint
Importieren statt verknüpfen
Analyse
Datenbankdokumentierer
Beziehungen-Fenster dokumentieren
Leistung analysieren
Tabellen analysieren
Zusammenfassung
Teil E Abfragen
17 Abfragen sortieren
Einfache Auswahlabfragen
Sortieren
Mehrfache Sortierung
Sortierung und Anzeige trennen
Andere Datentypen sortieren
Feldnamen austauschen
Spitzenwerte
Abfragen umbenennen und löschen
Zusammenfassung
18 Abfragefelder berechnen
Formeln eingeben
Berechnungen mit Funktionen
Funktionen nutzen
Textfunktionen
Datumsfunktionen
Zahlfunktionen
Sonstige Funktionen
Fehlerträchtige Feldnamen
Zusammenfassung
19 Abfragen filtern
Filterkriterien
Einfache Filter
Filtern mit mehreren Tabellen
Operatoren
Arithmetische Operatoren
Weitere Operatoren
Mehrere Filterkriterien
Kriterien in verschiedenen Feldern
Bereiche
Zusammenfassung
20 Abfragesprache SQL
SQL, die Sprache für Datenbanken
SQL-Schlüsselwörter
Auswählen
Filtern
Sortieren
Sortieren und Filtern
Weitere Schlüsselwörter
Aliasnamen
JOIN
Aktionsabfragen
SQL-Befehle einsetzen
Zusammenfassung
21 Umgang mit Abfragen
Abfragen von Abfragen
Abfrage mit 1:1-Beziehung
Abfragen ausdrucken
Daten exportieren
Zusammenfassung
22 Spezielle Auswahlabfragen
Gruppierungsabfragen
Standard-Gruppierungsabfragen
Aggregatfunktionen
Mehr Gruppierungen
Mehr Aggregate
Ohne Gruppierung
Ohne Aggregatfunktion
Alternative mit DISTINCT
Kreuztabellenabfragen
Kreuztabellenabfragen verbessern
Kreuztabellenabfrage-Assistenten nutzen
Assistenten-Ergebnis nachbessern
Spalten fixieren
Parameterabfragen
Datentypen für Parameter
Flexiblere Parameter
Unterabfragen
Doppelte Datensätze finden
Manuell erstellte Unterabfrage
Unterabfrage mit Assistenten
Datensätze nummerieren
Weitere Operatoren
Domänenfunktionen
Zusammenfassung
23 Abfragen mit besonderen Verknüpfungen
Kreuzprodukt
UNION-Abfragen
Weitere Schlüsselwörter
Sortieren
Felder berechnen
Inner Join und Outer Join
Verkaufte Artikel finden
Unverkaufte Artikel finden
Bestellungen ohne Artikel finden
Zusammenfassung
24 Aktionsabfragen
Aktualisierungsabfragen
Daten in einer Tabelle löschen
Daten von Tabelle zu Tabelle schreiben
Felder in der gleichen Tabelle aktualisieren
Gefilterte Aktionsabfragen
Tabellenerstellungsabfragen
Einfache Tabellenerstellungsabfrage
Kumulierte Tabellenerstellungsabfrage
Anfügeabfragen
Daten von einer Tabelle an die andere anfügen
Daten an die gleiche Tabelle anfügen
Einzelwerte an eine Tabelle anfügen
Löschabfragen
Zusammenfassung
Teil F Formulare
25 Verschiedene Formulare
AutoFormular erstellen
Formularansichten nutzen
Formulare gestalten
Designs ändern
Anordnen
Endlosformular
Datenblattansicht
Geteiltes Formular
Modales Dialogfeld
Pop-up-Dialogfeld
Zusammenfassung
26 Umgang mit Steuerelementen
Leeres Formular erstellen
Formular und Bereiche markieren
Bereiche ein-/ausblenden
Steuerelemente hinzufügen
Steuerelemente markieren und verändern
Mehrere Steuerelemente markieren
Raster
Steuerelementgröße ändern
Steuerelemente verschieben
Steuerelemente automatisch anordnen
Steuerelemente trennen und verbinden
Steuerelemente gruppieren
Steuerelementlayouts
Steuerelemente verankern
Steuerelemente löschen
Zusammenfassung
27 Allgemeine Steuerelementeigenschaften
Aktivierreihenfolge
Tastenkürzel
Steuerelemente deaktivieren
Steuerelementtyp ändern
Steuerelemente formatieren
Farben und Schriften
Farben auswählen
Mehrere Steuerelemente formatieren
Standardeigenschaften
Bedingte Formatierung
Datenbalken
FeldwertIst-Regel
Feld hat Fokus-Regel
Ausdruck ist-Regel
Zusammenfassung
28 Steuerelementtypen
Allgemeine Steuerelemente
Textfeld
Bezeichnungsfeld
Schaltfläche
Auswahlsteuerelemente
Kontrollkästchen
Umschaltfläche
Optionsfeld
Optionsgruppe
Listenfeld
Kombinationsfeld
Register
Grafische Elemente
Linie
Rechteck
Seitenumbruch
Bild
Anlage
Gebundenes Objektfeld
Ungebundenes Objektfeld
Verknüpfungssteuerelemente
Link
Webbrowser
Navigationssteuerelement
Unterformular/-bericht
Diagramme
ActiveX-Steuerelemente
Zusammenfassung
29 Besondere Formulare
Diagramme
Haupt- und Unterformular
Haupt- und Unterformular mit dem Assistenten erstellen
Haupt- und Unterformular manuell erstellen
Alternatives Hauptformular
Mehrere Unterformulare
Formulare synchronisieren
Formulare mit Aggregatfunktionen
Zugriff auf andere Formulardaten
Haupt- und Unterformulare verbessern
Parameterabfragen verbessern
PopUp-Formulare
Starteinstellungen
Formularvorlagen
Anwendungsparts
Zusammenfassung
Teil G Berichte
30 Berichte erstellen
AutoBericht erstellen
Seite einrichten
Ansichten
Bericht manuell erstellen
Bericht gruppieren
Abstände verbessern
Zwischensummen bilden
Zweite Gruppierung einfügen
Seitenumbruch zwischen Gruppen
Seitenumbruch einfügen
Absender vervollständigen
Gruppen zusammenhalten
Gruppierung mit Berechnung
Gesamtsummen
Gesamtsumme einfügen
Felder von Feldern berechnen
Unterberichte
Zusammenfassung
31 Mehrspaltige Berichte
Etiketten-Assistent
Etiketten automatisch erstellen
Etiketten verbessern
Mehrspaltige Berichte erstellen
Bericht vorbereiten
Gruppierung nach Anfangsbuchstaben
Seitenkopf und Seitenfuß
Seitenkopf im mehrspaltigen Bericht
Lebende Kolumnentitel
Seitenzahlen
Laufende Summen
Zusammenfassung
32 Export und Seriendruck
Dateiexport
Excel
Word-Export
Word-Seriendruck
Textdatei
PDF/XPS
HTML/XML-Datei
Access
E-Mail-Bearbeitung
Export als E-Mail
SharePoint-Liste
Gespeicherte Exporte
Zusammenfassung
Teil H Programmierung
33 Makros
Makros allgemein
Makro erstellen
Makro per Schaltfläche aufrufen
Eingebettete Makros
Fehler abfangen
Alle Makroaktionen
Nützliche Makros
Makro per Tastenkürzel aufrufen
Makro beim Öffnen ausführen
Datenmakros
Abhängige Werte in der Tabelle sichern
Werte nachschlagen
Neue Datensätze melden
Makros konvertieren
Zusammenfassung
34 Strukturierung von Code
VBA-Editor
Projekt-Explorer
Eigenschaften
Codefenster
Module
Sub-Prozeduren
Prozedur erstellen
Prozedur mit mehreren Parametern aufrufen
Argumente aus Drop-down-Listen wählen
Funktionen
Integrierte Funktion aufrufen
Eigene Funktion erstellen
Property-Prozeduren
Programmierung ohne Property-Prozeduren
Property-Prozeduren erstellen
Organisation des Codes
Namen für Prozeduren
Einrücken
Zeilenumbruch
Kommentar
Zusammenfassung
35 Variablen und Konstanten
Variablen deklarieren
Lokale Variablen
Modul-öffentliche Variablen
Datei-öffentliche Variablen
Statische Variablen
Sammeldeklaration
Datenfelder
Mehrdimensionale Datenfelder
Datenfelder mit eigenen Grenzen
Dynamische Datenfelder
Datenfeld neu dimensionieren
Datenfeld löschen
Variant-Variable als Pseudodatenfeld
Eigene Datentypen
Objektvariablen
Prozedurargumente
Notwendige Argumente
Mehrere Argumente
Optionale Argumente
Argumentlisten
Rückgabeargumente
Konstanten
Enumerationen
Zusammenfassung
36 Entscheidungen und Schleifen
Die If-Anweisung
Einfache Bedingung
Erweiterte Bedingung
Die Select-Anweisung
Operatoren
Mathematische Operatoren
Logische Operatoren
Sonstige Operatoren
Schleifen
For/Next-Schleife
Rückwärts zählende Schleife
Auflistungen bearbeiten
For Each/Next-Schleife
Do/Loop-Schleife
While/Whend-Schleife
Fehlerbehandlung
Syntaxfehler
Logische Fehler
Laufzeitfehler
Zusammenfassung
37 Datenzugriff per VBA
Das Recordset-Objekt
Daten lesen
Datenquelle öffnen
Datenquelle in anderer Datenbank öffnen
Feldinhalte ermitteln
Datensatznavigation
Datensatzzeiger bewegen
Datensatz auf Vorhandensein prüfen
Durch alle Datensätze navigieren
Daten suchen
Daten schreiben
Neuen Datensatz hinzufügen
Bestehenden Datensatz ändern
Datensatz löschen
Abfragen starten
Auswahlabfragen anzeigen
Aktionsabfragen ausführen
Parameterabfragen ausführen
Zusammenfassung
38 Wichtige Funktionen
Textfunktionen
Teile von Texten
Textteile in anderen Texten finden
Kombinierter Aufruf
Leerzeichen entfernen
Länge von Zeichenketten bestimmen
Zeichen ersetzen
Groß-/Kleinschreibung ändern
Zahlenfunktionen
Runden
Formatieren
Zahlen konvertieren
Text in Zahl umwandeln
Datumsfunktionen
Aktuelle Datums- und Zeitwerte
Datum und Zeit zerlegen
Rechnen mit Datum und Zeit
Prüffunktionen
Weitere Funktionen
Zusammenfassung
39 Objekte programmieren
Formularereignisse
Beim Anzeigen eines Datensatzes
Beim Bewegen der Maus
Beim Öffnen des Formulars
Beim Schließen des Formulars
Beim Klicken im Listenfeld
Berichtsereignisse
Bei Ohne Daten
Beim Formatieren
Bei Laden
Zusammenfassung
Teil I Oberfläche
40 Eigenständige Anwendungen
Startbild
Starteinstellungen
AutoExec-Makro
Mehrbenutzerbetrieb
Komprimieren
Vertrauenswürdige Orte oder Dateien
Bedienungskonzept
Zusammenfassung
41 Das Menüband
Anpassungen per Dialogfeld
Menüband anpassen
Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
Eigene Registerkarten
Vorbereitungen
XML
Integrierte Befehlsgruppen
Integrierte Befehle
Benutzerdefinierte Befehle
Callback-Prozeduren
Dynamische Beschriftungen
Auf Klick reagieren
Bilder einbinden
Menüs erzeugen
Startprogramm für ein Dialogfeld
Kontextabhängige Befehle
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Commands
Zusammenfassung
Teil J Anhang
Anhang A Operatoren und Funktionen
Operatoren
Funktionen
Anhang B Spezifikationen
Allgemein
Tabelle
Abfrage
Formular und Bericht
Makro
Anhang C Präfixe
Präfixe für Access-Objekte
Präfixe für Felder
Präfixe für Steuerelemente
Präfixe für Datentypen
Praxisindex
Index
Über den Autor
In diesem Kapitel:
An wen richtet sich dieses Buch?
Welche Beispiele kommen vor?
Wo finden Sie die Daten?
Wie ist das Buch aufgebaut?
Mit Access 2016 gibt es eine neue Version der erfolgreichen Datenbank von Microsoft. Herausgekommen ist dabei ein Datenbankprogramm, das sowohl leicht zu bedienen ist als auch eine trotzdem erstaunliche Leistungsfähigkeit entfaltet. Microsoft hat es mit Access geschafft, dem ansonsten ja eher spröden Thema Datenbank eine sehr bedienungsfreundliche Oberfläche zu geben.
Hinweis
Genau genommen handelt es sich bei Access natürlich nicht um eine Datenbank, denn dieses Wort bezeichnet nur die eigentlichen .accdb-Dateien. Das Programm Access ist ein Datenbankmanagementsystem, kurz DBMS. Dieses Wortungetüm benutzt aber niemand, daher werde ich auch hier im Buch dem allgemeinen Sprachgebrauch folgen.
Während Word und Excel auf Grundlagenwissen basieren, das schon in der Schule vermittelt wird (nämlich Schreiben und Rechnen), gilt das für Access nicht. Der Umgang mit Datenbanken gilt vielfach als Zauberei und Geheimwissenschaft. Das ist aber falsch, es ist vielmehr ein schlichtes Handwerk, das mit einem geringen Aufwand zu erlernen ist.
Ich möchte Ihnen daher in diesem Buch neben dem Umgang mit Access 2016 auch dieses Grundlagenwissen über Datenbanken vermitteln, soweit es für das Verständnis notwendig ist. Keine Angst, es wird nur ausnahmsweise ein bisschen theoretisch und ist immer mit praktischen Beispielen garniert.
Dabei müssen Sie keine großartigen Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken oder gar Programmierkenntnisse mitbringen, alles Notwendige werden Sie hier in diesem Buch finden. Ich werde mich bemühen, Ihnen sowohl die Theorie immer dann zu erläutern, wenn es notwendig wird, als auch für Fortgeschrittene noch Spezialwissen und Profitipps einzuarbeiten.
Access 2016 schafft diesen Spagat zwischen Anfängern und Profis mühelos. Sie können damit gleichzeitig weite Bereiche der Datenbank automatisiert per Assistent erstellen lassen und trotzdem mit Eigenschaften, Makros und VBA-Programmierung hochprofessionelle Anwendungen erstellen.
Diese neue Access-Version ist übrigens keineswegs an das neu erschienene Betriebssystem Windows 10 gebunden. Da es aber üblicherweise gemeinsam neu installiert wird, werden Sie es auch hier in den Abbildungen so vorfinden. Innerhalb von Access erkennen Sie dabei sowieso keinen Unterschied, lediglich ein paar Systemdialoge (beispielsweise die Dialogfelder zu den Befehlen Datei/Öffnen oder Datei/Datenbank speichern als) können sich minimal unterscheiden.
Das Buch richtet sich an Frauen ebenso wie an Männer. Wegen der besseren Lesbarkeit habe ich mich aber dafür entschieden, bei der männlichen Form der Anrede zu bleiben.
Damit Sie nicht immer wieder neu damit beginnen müssen, eine Datenbank anzulegen, habe ich mich in diesem Buch für Internet- beziehungsweise Desktopdatenbanken auf je zwei Beispiele beschränkt.
Für die Internetdatenbanken, also Access Web Apps, beginne ich mit einer einzigen Tabelle für eine Schulklassen-Adressliste, die von allen Schülern der Klasse gemeinsam gepflegt werden kann. Etwas größer ist im zweiten Beispiel eine Ideensammlung für gemeinsame Projekte, in der man sowohl Personen als auch Kategorien nachschlagen kann.
Danach wenden wir uns den Desktopdatenbanken zu. Eine sehr simple Datenbank zum Thema Grundschulbücherei sowie eine deutlich umfangreichere Datenbank mit einem Warenbestellsystem für eine Hotelkette bieten Platz für alle benötigten Techniken.
Sicherlich werden Sie keine dieser Datenbanken direkt für Ihre persönlichen Zwecke gebrauchen können. Sie werden aber im Laufe der Arbeit feststellen, dass es oft nur geringfügiger Änderungen bedarf, um daraus eine »Vereinsverwaltung mit Mannschaften« statt »Hotels mit Angestellten« oder ein eigenes »Rechnungswesen mit Leistungsbeschreibungen« anstelle von »Bestellungen« zu machen.
Auch die fertigen Datenbanken, die Sie überall angeboten bekommen oder die Access 2016 als Vorlagen beigelegt wurden, »kochen nur mit Wasser«. Wenn Sie diese Beispiele bearbeitet haben, können Sie solche Lösungen verstehen und vor allem eigene realisieren.
In Schulklassen werden immer wieder Adresslisten angefertigt, damit Schüler und Eltern sich bei Bedarf untereinander erreichen können. Während früher Adresse und Festnetztelefonnummer ausreichten, sind die Informationen inzwischen mit mehreren Handynummern für Kinder und Eltern sowie diversen E-Mail-Adressen weitaus umfangreicher.
Zudem wechseln die Daten oft so schnell, dass jede kopierte Liste immer hoffnungslos veraltet wäre. Eine schlichte Adressliste mit beliebig vielen Zusatzinformationen im Internet, die nicht nur ohne Access via Browser lesbar, sondern auch von allen Beteiligten sofort editierbar ist, löst diese Probleme.
Selbst so kleine Anforderungen für Listen im Internet brauchen sehr bald Nachschlagetabellen. Am Beispiel einer Sammlung von Projektideen möchte ich Ihnen zeigen, wie auch in Access Web Apps solche Verbindungen mit mehreren Tabellen leicht zu erstellen sind.
Zu jeder Projektidee sehen die Benutzer dann direkt, welche Person dafür verantwortlich ist und welcher Kategorie die Idee zugeordnet werden kann. Das erlaubt auch die zusammenfassende Darstellung für den Überblick.
Die Desktopdatenbank für die Grundschulbücherei enthält nur zwei bis drei Tabellen. Dies ist sozusagen die Minimalanforderung an ein relationales (also mit mehreren verbundenen Tabellen arbeitendes) Datenbanksystem.
Sie dient vor allem dem Überblick über die grundlegenden Access-Fähigkeiten und ist immer dann ideal, wenn »nur mal schnell« etwas ausprobiert oder gezeigt werden soll.
Wir werden mit dieser Mini-Datenbank beginnen, damit Sie sofort schon mal sehen, was alles auch ohne großen Aufwand mit Access möglich ist. Im Laufe der weiteren Beschäftigung mit den Möglichkeiten wird diese Datenbank dann kontinuierlich verbessert.
Access kann natürlich viel mehr, als nur mit zwei oder drei Tabellen umzugehen. Echte Datenbanken werden schnell größer und enthalten selten weniger als zehn Tabellen. Damit Sie sehen, wie Sie auch dann immer noch den Überblick behalten und jeweils die optimale Methode für die Darstellung oder den Datenzugriff finden, ist diese Datenbank umfangreicher und leistungsfähiger.
Als Idee dahinter dient eine fiktive Hotelkette namens Kost&Logis mit einigen Partnerhotels (die natürlich ebenfalls nicht existieren). Diese teilen sich eine gemeinsame Datenbank zur Verwaltung.
Um die Einkaufskosten möglichst gering zu halten, gibt es darin ein gemeinsames Bestellsystem für den Hotelbedarf namens Kosten&Logistik (kleines Wortspiel am Rande).
Die Datenbank dient nun sowohl als Informationssystem für die Mitarbeiter (wer arbeitet wo und hat welche Telefonnummer?) wie auch als Bestellsystem für den Hotelbedarf.
Die Begleitdateien zu diesem Buch enthalten beide im Verlauf der Kapitel benutzten Desktopdatenbanken und alle benötigten Grafiken. Dies erspart Ihnen das mühsame Abtippen der Daten oder die Suche nach ähnlichen Bildern.
Sie finden die Begleitdateien zum Buch hier:
http://downloads.oreilly.de/9783960090113
Die Access Web Apps hingegen sind ohnehin so klein, dass sich ein Kopieren wirklich nicht lohnt. Grundsätzlich empfehle ich Ihnen aber sowieso, alle Schritte selbst nachzuvollziehen und möglichst wenig einfach nur zusammenzukopieren. So werden Sie viel schneller mit Access 2016 vertraut.
In Teil A, »Web Apps«, stelle ich Ihnen die neuen Internetdatenbanken vor, die als Access Web Apps bezeichnet werden. Mit wenigen Klicks erlauben sie die Veröffentlichung von Datenbanken, die von anderen Benutzern ganz ohne Access nur mit einem Browser bedient werden können.
In Teil B, »Schnelleinstieg«, sehen Sie anhand der kleinen Beispieldatenbank, wie leicht Sie mit Access 2016 eine komplette neue Desktopdatenbank erstellen können. Sie erfahren dabei zu jedem wesentlichen Element, wie es eingesetzt wird, ohne dass schon alle Details vorgestellt werden.
Teil C, »Access Grundwissen«, bringt Ihnen das Vorwissen nahe, das für das Erstellen einer Access-Datenbank wichtig ist. Dies betrifft sowohl die Bedienung der Oberfläche als auch sinnvolle Vorgaben für die Benennung der vielen Objekte sowie allgemeine Einstellungen.
Ab Teil D, »Tabellen«, stelle ich Ihnen dann die Grundlagen vor, die für die Daten in einer Datenbank wichtig sind. Dabei geht es sowohl um die technischen Möglichkeiten von Felddatentypen und -größen sowie anderen Eigenschaften als auch um die richtige Organisation der Daten in Tabellen (die sogenannte Normalisierung). Wir werden uns damit beschäftigen, welche Daten wie, wo und warum gespeichert werden und welche nicht.
In Teil E, »Abfragen«, geht es um die wichtigsten Analyseinstrumente einer Datenbank. Sie werden sehen, wie leicht sich mit Abfragen Daten sortieren, filtern, neu berechnen, zusammenfassen oder nur anders darstellen lassen. Abfragen dienen typischerweise als Grundlage für Formulare und Berichte.
Teil F, »Formulare«, beschäftigt sich daher mit den nächsten wesentlichen Elementen einer Access-Datenbank. Formulare bilden die Oberfläche, mit der ein Benutzer in der Datenbank arbeitet. Sie bieten nicht nur die ansprechende Darstellung der Daten, sondern auch unglaublich vielseitige Möglichkeiten der Interaktion. Dadurch lassen sich viele Eingaben vereinfachen, absichern oder übersichtlicher darstellen.
In Teil G, »Berichte«, lernen Sie die andere Ausgabemöglichkeit von Daten kennen, den Ausdruck als Bericht. Die Bedienung ist weitgehend ähnlich den Formularen, sodass Sie hier auf die in Teil F erworbenen Kenntnisse zurückgreifen können. Berichte haben aber noch ein paar zusätzliche Möglichkeiten, die ich Ihnen dabei vorstellen möchte.
Teil H, »Programmierung«, führt Sie in die Welt der Programmierung ein, und zwar sowohl mit deutschsprachigen Makros als auch mit englischsprachigem VBA (Visual Basic für Applikationen). Hier sehen Sie, welche zusätzlichen Fähigkeiten Ihre Datenbank durch ein wenig Programmierung bekommen kann.
In Teil I, »Oberfläche«, werden schließlich jene Themen behandelt, die außerhalb der bisherigen Teile wichtig sind und Ihre Datenbank verbessern können. Dazu zählt alles, was aus Ihrer Datenbank eine komplette Anwendung macht, und dabei vor allem die Möglichkeit, das Menüband anzupassen.
In Teil J, »Anhang«, finden Sie wichtige Daten rund um Access 2016, wie die Auflistung der wichtigsten Funktionen und die Spezifikationen der Datenbank.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen dieses Buchs und viel Erfolg mit Ihren Access-2016-Datenbanken.
Lorenz Hölscher
Kapitel 1: Datenbank – leicht gemacht
Kapitel 2: Access Web Apps vorbereiten
Kapitel 3: Eine eigene Access Web App erstellen
Kapitel 4: Komplexe Access Web Apps erstellen
In diesem Kapitel:
So starten Sie Access 2016
So legen Sie eine neue Datenbank an
So bedienen Sie die Oberfläche
Zusammenfassung
Access 2016 stellt Ihre Datenbanken sehr übersichtlich dar und bietet viele Assistenten, die Ihnen lästige oder schwierige Aufgaben abnehmen. Datenbanken gelten zwar manchmal als kompliziert und schwierig zu durchschauen, aber sie sind mit Access leicht zu erstellen und zu pflegen. Trotzdem haben Sie jederzeit alle Möglichkeiten, die eine wirklich professionelle Datenbank braucht.
Damit Sie sehen, dass es wirklich ganz einfach geht, möchte ich mit Ihnen gemeinsam am Anfang eine lokale Datenbank erstellen. Eine Internetdatenbank (offiziell als Access Web App oder Benutzerdefinierte Web App bezeichnet) lässt sich ebenso leicht erstellen wie eine Desktopdatenbank. Sie braucht aber ein paar Vorbereitungen für die Speicherung im Internet, daher beginne ich zuerst mit einer lokalen (Desktop-)Datenbank auf Ihrem PC.
Die Beispieldatenbank enthält alles, was normalerweise gebraucht wird: Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Abgesehen vom Eintippen der Daten werden Sie nur etwa eine Stunde Zeitaufwand brauchen, bis die komplette Datenbank funktionsfähig ist!
Als Beispiel wähle ich eine Grundschulbücherei, die weg von der Zettelwirtschaft hin zu einer zeitgemäßen Verwaltung der Ausleihen via Datenbank wechseln will.
Hinweis
Wer bereits Erfahrungen im Aufbau von Datenbanken hat, wird bemerken, dass in diesem ersten Beispiel viele Elemente verbessert werden können und müssen. Das werden wir selbstverständlich im Laufe des Buchs besprechen. Hier geht es aber zunächst um ein erfolgreiches Tun und nicht um ausführliche Theorie.
Jede Ausleihe soll in einer Tabelle vermerkt werden, damit jederzeit nachgesehen werden kann, welches Buch von wem ausgeliehen und ob es schon wieder zurückgegeben wurde. Damit die Bücher nicht jedes Mal eingetippt werden müssen, gibt es außerdem eine Tabelle mit Buchtiteln und Autoren.
Nach diesen ersten groben Überlegungen kann es schon losgehen!
Wenn Sie schon irgendwo eine Access-Datenbank gespeichert haben, können Sie wie gewohnt einfach auf deren Namen im Windows-Explorer doppelklicken und Access öffnet sich automatisch mit dieser Datenbank.
Da Sie hier aber vermutlich Ihre erste Datenbank anlegen, beginnen wir stattdessen zuerst mit dem Start des Programms. Es gibt dazu drei Wege, aus denen Sie auswählen können: